Dans le monde en constante évolution des affaires, il est essentiel pour toute organisation de se doter de méthodes claires et cohérentes pour atteindre ses objectifs, garantir une qualité constante et optimiser ses performances. C'est ici que le Manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables prend toute son importance.
Il s'agit d'un document de référence qui régit les procédures de fonctionnement de l'entreprise, il définit de manière concrète, précise et fidèle l'ensemble de règles et d'orientations permettant à tout le personnel administratif, financier et comptable de remplir correctement sa fonction.
Ce document, lorsqu'il est élaboré de manière appropriée, offre une vue d'ensemble complète des activités de l'organisation, des rôles de chacun, et des étapes à suivre par chaque intervenant pour mener à bien chaque tâche de manière efficiente.
Chaque destinataire de ce manuel est responsable de l'application par le personnel qui lui est rattaché de l'ensemble des procédures et des orientations qui y sont décrites.
Le manuel des procédures administratives, financières et comptables a pour but de:
- Mettre à la disposition des responsables, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations.
- Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif et financier dans le respect des trois (3) contraintes suivantes :
- La conformité des pratiques avec la législation en vigueur ;
- L'atteinte de l'optimum dans la réalisation de toutes les opérations ;
- La conformité des pratiques avec les meilleures en matière de gestion
- Responsabiliser d'avantage le personnel d'appui et le bureau exécutif dans l'accomplissement des taches respectives par une définition précise des postes et attributions afférents,
- Décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;
- Garantir un contrôle interne fiable
- Formaliser les contrôles à effectuer ;
- Faciliter la transmission des connaissances essentielles aux collaborateurs et les rendre plus productifs pour une efficacité accrue par l'optimisation des circuits d'information.
- Garantir la sérénité et la régularité des opérations ;
- Instaurer la transparence dans l'entreprise/le projet ou programme ;
- Susciter la confiance des membres/ actionnaires/ et partenaires ;
- Décrire les procédures d'exécution de dépenses ;
- Utiliser de façon optimale les moyens.
- Eviter les conflits internes ;
- Avoir une situation claire, faciliter le contrôle, éviter les frustrations au niveau des actionnaires,
- Voir si les activités sont rentables ou non, rectifier les erreurs de gestion, permettre une meilleure organisation de l'entité.
En d'autres termes, l'objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est de ;
- Se doter d'un organigramme hiérarchique pour savoir qui exerce son autorité sur qui ?
- Définir les postes pour savoir : Qui fait quoi ? Où ? Comment ? Avec quels moyens ? Et pour quelle fin?
Par ailleurs, l'article 16 de l'Acte Uniforme OHADA relatif au Droit Comptable et à Information Financière, AUDCIF, dispose que toute entité évoluant dans l'espace OHADA doit, en vue de maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, établir un manuel décrivant les procédures et l'organisation comptables.
Cette disposition est contraignante. Elle permet une bonne gestion de l'entreprise en vue de garantir la fiabilité et la sincérité des informations contenues dans les états financiers que l'entité établit et présente à la fin de chaque exercice social.
Cependant nous constatons quotidiennement lors de nos nombreuses missions en entreprise que bon nombre d'entités gèrent leurs activités de façon informelle. Elles ne disposent pas d'un manuel de procédure. Cela n'est pas sans conséquence pour l'entreprise. Il s'agit notamment :
- Des malversations et fraudes ;
- De la non fiabilité de l'information ;
- De la non maîtrise des achats (des dépenses) et la non optimisation du recouvrement des recettes ;
- De la non maîtrise de la gestion des achats et de la trésorerie ;
- De l'inexistence d'un référentiel pour les missions d'audit.
D'ailleurs la plupart des faillites des entreprises sont liées en grande partie à leur mauvaise organisation.
Au regard d'un tel constat, des actions à mener en amont semblent indispensables et la nécessité de disposer d'un outil de gestion comme le manuel de procédures pour prévenir et détecter les problèmes aussi bien pour l'entreprise que ses partenaires n'est plus à démontrer.
C'est dans ce contexte que Cabinet CHARTERED MANAGERS organise à l'attention de managers des entreprises publiques et privées, des professionnels de comptabilité ainsi que des auditeurs internes et externes des entreprises privées, publiques, des projets et programmes de développement, ce séminaire de formation ayant pour thème : « ELABORATION ET MISES À JOUR DU MANUEL DES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES ET COMPTABLES » .
