« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique. ».
Les services reçoivent et produisent énormément de documents physiques et électroniques qui s'empilent dans les bureaux ou dans les centres d'archives et la problématique se situe au niveau de la gestion efficiente de ces documents. En effet il est de plus en plus hypothétique d'entrer facilement en possession d'une information ou d'un document important à l'instant T, mais aussi d'en garantir la sécurité par une conservation efficace.
Ainsi, les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation inconfortable du point de vue de la gestion de l'information et plus spécifiquement de la gestion du flux d'information documentaire. Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier.
Le phénomène s'accentue par le recours aux outils bureautiques avec comme conséquence la production d'une masse plus importante de documents. La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des rapports de missions, des comptes rendus de réunions ou d'entretien, des échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires différents et sont difficiles à retrouver les archives ont une haute valeur (entre autre valeur, une valeur de preuve ou une valeur historique) pour l'entreprise et pour l'administration.
Dans ce contexte, le classement, le rangement, le tri et même la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de Gestion Electronique de Documents (GED) appuyées par l'archivage physique de ces mêmes documents devient incontournable voire une nécessité pour les entreprises et les services, parce qu'elle améliore le travail en équipe et contribue à la qualité et à la rapidité du traitement des documents de travail.
La GED est également un procédé informatisé qui permet d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
La gestion de ce patrimoine documentaire, essentielle pour la vie de l'entreprise, échappe souvent aux personnels et au système de gestion et de contrôle documentaire. Certains sont la plupart du temps, inaccessibles ou disparaissent avec le départ de leurs auteurs.
De plus il est primordial de définir une politique d'archivage globale basée sur un SAE (Système d'archivage Électronique) dont la mission première sera la numérisation et d'informatisation des archives conservée. Étant entendu que le support numérique a la même valeur que le support physique lorsque toutes les normes d'horodatage et de coffre fort électroniques sont respectées, il sera facile d'entrer en possession de telle ou telle information sur le fonds documentaire de l'entreprise des documents administratifs actifs aux archives définitives via la numérisation du fonds d'archive. Le problème de conservation va également se poser avec acuité et sera résolu à travers cette formation. Cette situation implique aujourd'hui la nécessité du renforcement des compétences sur les thématiques en archivage et gestion documentaire.
Cette formation dresse un état de l'art complet, pragmatique et structuré du traitement des archives, leur classement, leur conservation et leur archivage physique et électronique. Elle présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, propose des modèles d'organisation et des démarches pour réussir la mise en oeuvre d'un projet d'archivage.
Ce séminaire de formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation du traitement manuel des archives et la gestion électronique des documents au sein de leurs organisations ou structures respectives.
Il Permettra également aux participants d'acquérir et/ou d'améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.
Ils devront pouvoir mettre en oeuvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données. Ils seront capables également de créer un climat de confiance et de productivité efficients.
De manière spécifique, il s'agira de renforcer les capacités des participants pour :
A la fin de cette formation, les participants seront suffisamment outillés pour
Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :
APPROCHE ANDRAGOGIQUE:
MOYENS PÉDAGOGIQUES :
1) Avant la formation : évaluation initiale
Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).
2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel
Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.
3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction
Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.
Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.
Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.
4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori
Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnelDans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.
Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.
Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.
Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats
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"Cette formation est venue à point nommé et a répondu amplement à mes attentes...."
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« Désormais, je serai plus efficace dans la préparation, l'organisation et la tenue des assemblées, avec la communication qui va avec. J'espère que les prochaines formations que j'aurai à suivre dans votre cabinet auront le même niveau de technicité (Expertise, maitrise du sujet par les intervenants) »
Mme Roseline Franche V. [LinkedIn] - LEGAL, CLAIMS & UAC Manager,
