Formation Banque
Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives

Why You Should Attend the Training "Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives"

Dans un monde de plus en plus numérique, où les banques et les compagnies d'assurance traitent des volumes massifs de données et de documents au quotidien, la question de la gestion documentaire se pose avec une urgence grandissante. L'archivage physique traditionnel et la transition vers la Gestion Électronique de Documents (GED) sont des défis majeurs auxquels sont confrontées ces institutions. La nécessité d'une formation spécialisée dans ce domaine devient de plus en plus évidente pour garantir la conformité et l'efficacité des opérations.

L'archivage physique : un défi de gestion documentaire : Les banques et les compagnies d'assurances génèrent et manipulent quotidiennement une grande quantité de documents physiques, allant des contrats clients aux transactions financières en passant par les formulaires de conformité réglementaire. Ces archives physiques peuvent s'accumuler rapidement, prenant de l'espace précieux, nécessitant un suivi minutieux, et présentant des risques de perte, de détérioration ou de vol.

Les institutions doivent classer, indexer, conserver et protéger ces documents tout en garantissant leur accessibilité en cas de besoin. De plus, la conformité réglementaire exige souvent la conservation de ces documents pendant des années, voire des décennies. Les régulateurs imposent des normes strictes en matière d'archivage. Les entreprises doivent donc être en mesure de prouver qu'elles respectent ces exigences, sous peine de sanctions financières et de pertes de réputation.

La dématérialisation et la transition vers la GED : un impératif de l'ère numérique :

La Gestion Électronique de Documents (GED) offre une solution moderne à ces défis. Elle permet la numérisation, l'indexation et le stockage électronique des documents, facilitant leur accès, leur recherche et leur gestion. La GED améliore l'efficacité opérationnelle, réduit les coûts liés à l'archivage physique et offre une meilleure sécurité des données.

Cependant, cette transition soulève plusieurs questions, notamment en ce qui concerne la sécurité des données sensibles , la conformité aux réglementations et la capacité à gérer les archives électroniques sur le long terme .

Si les professionnels doivent également maîtriser les meilleures pratiques en matière de classement, d'indexation, de conservation et de sécurité des documents, que ce soit au format papier ou électronique "Comment concilier l'archivage physique et la dématérialisation des documents bancaires et d'assurances tout en respectant les exigences normatives en constante évolution, pour garantir la sécurité, la conformité et l'efficacité de la gestion documentaire dans le secteur financier ?"

POURQUOI VOUS DEVRIEZ PARTICIPER

Notre formation «  archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives Â» va permettre aux entreprises du secteur bancaire et de l'assurance de rester compétitives, de minimiser les risques de non-conformité, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de garantir la sécurité des données clients. Elle prépare également les professionnels à évoluer dans un environnement en constante mutation, où la gestion des documents est plus que jamais cruciale.

Cette formation offre de nombreux avantages aux institutions financières. Elle permet :

• La Conformité Réglementaire : Les institutions seront en mesure de respecter les réglementations en vigueur, évitant ainsi les sanctions et les risques juridiques.
• L'Efficacité Opérationnelle : Une gestion documentaire efficace améliore la productivité, réduit les coûts de stockage et facilite l'accès rapide aux informations essentielles.
• La Sécurité des Données : La formation enseigne les meilleures pratiques en matière de sécurité des données, minimisant ainsi les risques de violations de la vie privée et de fuites d'informations sensibles.
• La Transition Numérique Réussie : Les institutions pourront effectuer la transition vers la GED en minimisant les perturbations opérationnelles et en garantissant l'intégrité des archives électroniques.
• La Gestion du Risque : Une gestion documentaire efficace aide à identifier et à atténuer les risques potentiels liés aux documents financiers.

En somme, notre formation «  archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives Â» est un investissement essentiel pour l'avenir des banques et compagnies d'assurance, garantissant une gestion documentaire efficace et conforme aux normes, au bénéfice des clients et de l'entreprise elle-même

Training Objectives "Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives"

À la fin de cette formation, les participants seront capables de :

• Comprendre en profondeur les enjeux de l'archivage des documents bancaires et L'impact de l'archivage sur la performance de l'entreprise,
• Cerner le cadre réglementaire, juridique et normatif dans le secteur bancaire et de l'assurance lié à l'archivage.
• Maîtriser les techniques de gestion des archives physiques et électroniques.
• Développer une expertise en dématérialisation des documents bancaires.
• Mettre en place des processus de dématérialisation et conservation des documents hautement conformes aux normes en vigueur

Target Audience "Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives"

Cette formation s'adresse

• Aux professionnels des services bancaires et des assurances ,
• Aux responsables de la gestion de documents,
• Aux Archivistes – documentalistes
• Délégué à la protection des données,
• Aux personnes en charge de la conformité réglementaire dans le secteur bancaire et des assurances.
• Toute personne devant organiser l'archivage électronique de documents et gérer leur conservation pérenne et réglementaire

Training Content and Program "Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives"

• Introduction à l'archivage et son importance crucial dans le secteur bancaire.
• Normes et réglementations en matière d'archivage des documents bancaires : RGPD, BALE III
• Terminologie Archivistique
• Les missions de l'archiviste au sein d'une institution financière
• Pourquoi faut-il archiver ? Les enjeux stratégiques de l'archivage des documents bancaires
• Principes de base de la gestion des documents et de l'archivage.
• Les problèmes liés à l'archivage des documents bancaires

• La politique d'archivage et les procédures: Définition et principe d'élaboration
• Classification avancée des documents bancaires.
• Élaboration d'un plan de classement spécifique au secteur bancaire.
• Conception du tableau de gestion (calendrier de conservation) : Les archives bancaires et leur durée de conservation
• Conservation à long terme et élimination des documents physiques.
• Sécurité et gestion des archives papier.

• Qu'est-ce qu'un audit ?
• Les supports d'un audit Archivistique
• La démarche d'audit et les différentes phases
• Exercice d'application de conception d'un protocole d'audit

• Les bonnes pratiques en matière de construction/aménagement d'un bâtiment d'archives
• Les supports de conservation des documents d'archives
• L'approche d'externalisation des archives bancaires? analyse des avantages et des limites

• Les différents risques sécuritaires
• Effets sur les fonds d'archives
• Principes de sécurité et de confidentialité des archives bancaires
• Bonnes pratiques en matière de sécurité des archives

• Définitions : Versement/collecte : quelle(s) différence(s) ?
• Les supports de l'opération de transfert
• La préparation d'un transfert des documents aux Archives
• Cas particuliers de transfert des dossiers de la clientèle aux Archives

• Définitions et objectifs du tri et des éliminations
• Les règles de tri et d'élimination
• Enjeux et techniques de tri et d'élimination
• Cas pratique du tri des dossiers d'engagement de la clientèle

• Définition du classement
• Les modes de classement et les principes Archivistiques
• Les bonnes pratiques de conditionnement des documents
• Comment coter les Boîtes d'archives ?
• Élaboration d'un Instrument de recherche
• Cas pratique : le classement des dossiers de la clientèle et des pièces comptables

• Introduction à la dématérialisation et ses avantages.
• Définition des concepts généraux
• Principes et enjeux de la GED
• Différence entre GED et SAE
• Normes et réglementations pour la dématérialisation des documents bancaires.
• Processus de numérisation des documents : capture, indexation, stockage électronique.

• Protection des données sensibles dans les documents numérisés.
• Gestion des accès et des autorisations.
• Conservation à long terme et sauvegardes des documents dématérialisés.

• Comparaison entre l'archivage physique et la dématérialisation : avantages et inconvénients.
• Intégration de l'archivage physique et de la dématérialisation pour une gestion optimale des documents.
• Étude de cas pratiques et scénarios réels.

• Étude d'opportunité et environnement juridique
• Étude de faisabilité et environnement financier et technique
• Cahier des charges
• Planification et déploiement du projet
• Phases de tests et recette
• Étude de cas d'un projet de dématérialisation des archives d'une banque

PROFIL INTERVENANT

Expert pointu dans le domaine de l'archivage physique et numérique, rompu à la pratique, et passionné par la transmission de son savoir, l'animateur de cette session est expérimenté dans le domaine de l'archivage des documents bancaires et de la conformité réglementaire.

EXPERT EN SCIENCES DE L'INFORMATION DOCUMENTAIRE

• Maitrise professionnelle en Archivistique option Banque, Finance et Assurance
• MASTER II en Ingénierie Documentaire et Archivistique
• Doctorat/Ph.D en Sciences de l'Information et de la communication (École Supérieure des Sciences et Techniques de l'Information et de la Communication ( ESSTIC)
• PECB Certified Lead Digitalization And Electronic Archiving Manager
• GDPR - Certified Data Protection Officer (CDPO)
• Auditeur documentaire
• Plus de 15 ans d'expérience dans le domaine de la Gestion Électronique des documents
• 12 ans comme chef de projet de dématérialisation des processus dans grand un Groupe Bancaire Multinational
• Consultant et formateur au Cabinet Chartered Managers au sein duquel Il a conduit plusieurs projets d'archivage physique et électronique / Gestionnaire de l'Information Documentaire au sein de plusieurs organisations, ministères, groupes bancaires, compagnies d'assurances, chaines de télévisions, et anime depuis plusieurs années des formations opérationnelles au profit des entreprises, organisations et administrations africaines, et l'accompagnement vers la Certification Internationale des professionnels de l'archivage numérique et des DPO.

Il est à votre écoute pour vous garantir une formation interactive et enrichissante, efficace et pertinente.

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Méthode Pédagogique| Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives

APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

• Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Nos consultants feront ainsi partager des exemples tirés de leur vécu professionnel et lors de missions de conseil.
• Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
• Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
• Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
• Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
• Etudes cas réalisés en groupe
• Questions/réponses

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MOYENS PÉDAGOGIQUES :

• Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
• Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
• Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
• Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
• Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne.
• Plateforme LearnyWay pour la formation en Digital-Learning
• Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

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Dispositif d'évaluation | Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives

1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).

2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.

3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.

4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori

Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel

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Dispositif de suivi Post-Formation | Archivage physique, dématérialisation et gestion électronique des documents bancaires et d'assurances suivant les exigences normatives

Dans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.

Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.

Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.

Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats

 

Ces Professionnels Nous Font Confiance,
et Ils en Parlent Mieux Que Nous

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« Désormais, je serai plus efficace dans la préparation, l'organisation et la tenue des assemblées, avec la communication qui va avec. J'espère que les prochaines formations que j'aurai à suivre dans votre cabinet auront le même niveau de technicité (Expertise, maitrise du sujet par les intervenants) »

Mme Roseline Franche V. [LinkedIn] - LEGAL, CLAIMS & UAC Manager,

MSC – Mediterranean Shipping Company SA

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M.Gilles PENDI
Société d'Eau et d'Energie du Gabon

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M.S. ABAGHE
Société d'Eau et d'Energie du Gabon

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M. Arsène BOUENGUELE
Commissariat National aux Comptes, Congo

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M. Serge M. KOMBOU
Inspecteur des Services (Auditeur & Contrôleur de gestion)
Zenithe Insurance

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M. Armand Martial D. T.
Auditeur Interne
Afriland First Bank

"Cette formation est venue à point nommé et a répondu amplement à mes attentes...."

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M. Nicolas SONFACK.
Directeur Administratif et Financier
NMI Education

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M. Ngoubeyo
Responsable Juridique et Contentieux
Cami Toyota et Groupe CFAO

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M. Mahamat SAMBA.
Directeur des Affaires Juridiques et de la Conformité
Banque Commerciale du Chari (Tchad)

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M. Pierre ONDOA
Directeur Administratif et Financier
Groupe Boluda

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Mme Ange MAMBUKU
Executive Secretary
Equity BCDC - République Démocratique du Congo

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M. Amadou Roua Attaher
Juriste / Division Législation & Accords Aériens
Autorité de l'Aviation Civile - Niger

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M. Amadou Garba
Juriste / Division Législation & Accords Aériens
Autorité de l'Aviation Civile - Niger

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M. Armel
NFC Bank

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Mme Jacques. D. MOUDIO
Responsable Juridique
ACAM Vie

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M. Carlos TIAKO
NFC Bank

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M.Stanley NEBA
Legal Officer
NFC Bank

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M. Guilair DAZE
Chef Comptable
Groupement Interpatronal du Cameroun

"Nous avons eu à suivre plusieurs formations du genre, mais celle-ci est une reférence..."

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M. Martial TCHEUMANI
Responsable Financier
ITG STORE

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M. Raphaël TAKOUGOUM
Chef Comptable
Machibel SARL

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M. Aristides M
Comptable
Hilton Hôtel

"Par rapport aux autres formations concurrentes, celle-ci est plus complète, plus actualisée...."

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M. André FODA
Conseil Fiscal
Machibel SARL

Machibel SARL

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Mme Justine TAWOFING
Responsable de l'Audit Interne
ENEM

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Mme Anne WAPONGWA
Chef Comptable
ENEM

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