Formation
Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique

Why You Should Attend the Training "Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique"

« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique. ».

Les documents physiques et électroniques créés ou reçus dans l'exercice de nos fonctions s'empilent dans les bureaux ou des centres d'archives à telle enseigne qu'il est difficile de les retrouver. Très souvent dans le cadre de ses activités entré en possession d'une information imminente et importante à l'instant T devient hypothétique. Un contrôle fiscal inopiné pose de nombreux problèmes à certaines entreprises qui ne retrouvent pas de factures à justifier.

Ainsi, les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation inconfortable du point de vue de la gestion de l'information et plus spécifiquement de la gestion du flux d'information documentaire. Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier.

Le phénomène s'accentue par le recours aux outils bureautiques avec comme conséquence la production d'une masse plus importante de documents. La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des rapports de missions, des comptes rendus de réunions ou d'entretien, des échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires différents et sont difficiles à retrouver les archives ont une haute valeur (entre autres valeur, une valeur de preuve ou une valeur historique) pour l'entreprise et pour l'administration.

Néanmoins il est nécessaire de mettre sur pied une stratégie et la politique documentaire : records management à l'archivage électronique pour une meilleure gestion des archives

Training Objectives "Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique"

OBJECTIFS DE LA FORMATION

Cette formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation effective de l'Archivage Physique et/ou Numérique à leurs postes respectifs .

Elle permettra également aux participants de :

• Acquérir et/ou améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.
• Appréhender les aspects normatifs ainsi que les procédures légales en matière de gestion documentaire.
• Savoir mettre en Å“uvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données.
• Connaitre les techniques de l'archivage.
• Connaitre la gestion et la dématérialisation des archives.
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire.
• Faciliter et accélérer le repérage de vos documents.
• Mettre à la disposition des connaissances appropriées sur les principes et théories archivistiques.
• Créer un climat de confiance et de productivité efficients.

Target Audience "Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique"

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?

Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

• Administrateurs,
• Chefs de Services
• Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
• Personnel du service courrier, 
• Gestionnaire des ressources humaines,
• Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
• Gestionnaires de la communication,
• Gestionnaires des relations extérieures,
• Commerciaux, Archivistes,
• Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
• Personnel des archives,

Training Content and Program "Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique"

CONTENU DE LA FORMATION

MODULE 1 : GENERALITES SUR L'ARCHIVAGE

• Introduction
• Définition des archives ?
• Le cycle de vie des documents
• Comprendre la chaîne des opérations archivistiques
• L'initiation aux techniques archivistiques
• Circulation des documents et versements
• Communication des archives
• Producteur et activités
• Du producteur à la description
• Principe d'accès aux documents et données

MODULE 2 : CADRE LEGAL, NORMATIF ET REGLEMENTAIRE

MODULE 3 : OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE, SYSTEMES ET PROCEDURES D'ARCHIVAGE

• Les outils de traitement des archives et leur conception
• les instruments de recherche
• Les procédures d'archivage et leur mise en Å“uvre

MODULE 4 : CREATION ET GESTION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

• Introduction
• Vocabulaire
• Les procédures d'entrée
• La gestion des espaces
• Qu'est-ce qu'un vrac ?
• Les étapes pour traiter un vrac et faire apparaitre à partir d'un ensemble opaque et dépourvu de sens, un tout cohérent et exploitable ;
• Le récolement.

MODULE 5 : CONSERVATION, COMMUNICATION ET VALORISATION DES ARCHIVES

• La durée de conservation ;
• Les droits d'accès ;
• Panorama d'outils de médiation numérique et de valorisation des archives.

MODULE 6 : L'ARCHIVAGE ORDINAIRE ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

• Définitions
• Typologie des documents à archiver
• Processus d'archivage et politique d'archivage
• Enjeux de la GED et implémentation
• Illustrations et exercices d'application

Echanges et cas pratiques :

Module 7 : Création, acquisition, production, traitement, stockage, sécurisation et diffusion des documents électronique

• - création de dossiers
• - création de plan de classement
• - Numérisation et traitement des documents
• - Production, stockage et diffusion des documents
• - Initiation à la GED et SAE
• Travaux pratiques :

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Méthode Pédagogique| Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique

APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

• Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Nos consultants feront ainsi partager des exemples tirés de leur vécu professionnel et lors de missions de conseil.
• Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
• Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
• Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
• Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
• Etudes cas réalisés en groupe
• Questions/réponses

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MOYENS PÉDAGOGIQUES :

• Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
• Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
• Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
• Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
• Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne.
• Plateforme LearnyWay pour la formation en Digital-Learning
• Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

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Dispositif d'évaluation | Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique

1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).

2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.

3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.

4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori

Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel

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Dispositif de suivi Post-Formation | Définir sa stratégie et sa politique documentaire : du records management a l'archivage électronique

Dans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.

Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.

Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.

Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats

Ces Professionnels Nous Font Confiance,
et Ils en Parlent Mieux Que Nous

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« Désormais, je serai plus efficace dans la préparation, l'organisation et la tenue des assemblées, avec la communication qui va avec. J'espère que les prochaines formations que j'aurai à suivre dans votre cabinet auront le même niveau de technicité (Expertise, maitrise du sujet par les intervenants) »

Mme Roseline Franche V. [LinkedIn] - LEGAL, CLAIMS & UAC Manager,

MSC – Mediterranean Shipping Company SA

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Mme Flore TORMAL
Haut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)

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M. Gédéon MOUNDOUNGAR
Haut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)

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Mme WIDADA
Haut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)

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M.Christian GONATA
Haut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)

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M.Gilles PENDI
Société d'Eau et d'Energie du Gabon

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M.S. ABAGHE
Société d'Eau et d'Energie du Gabon

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M. Arsène BOUENGUELE
Commissariat National aux Comptes, Congo

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M. Serge M. KOMBOU
Inspecteur des Services (Auditeur & Contrôleur de gestion)
Zenithe Insurance

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M. Armand Martial D. T.
Auditeur Interne
Afriland First Bank

"Cette formation est venue à point nommé et a répondu amplement à mes attentes...."

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M. Nicolas SONFACK.
Directeur Administratif et Financier
NMI Education

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M. Ngoubeyo
Responsable Juridique et Contentieux
Cami Toyota et Groupe CFAO

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M. Mahamat SAMBA.
Directeur des Affaires Juridiques et de la Conformité
Banque Commerciale du Chari (Tchad)

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M. Pierre ONDOA
Directeur Administratif et Financier
Groupe Boluda

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Mme Ange MAMBUKU
Executive Secretary
Equity BCDC - République Démocratique du Congo

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M. Amadou Roua Attaher
Juriste / Division Législation & Accords Aériens
Autorité de l'Aviation Civile - Niger

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M. Amadou Garba
Juriste / Division Législation & Accords Aériens
Autorité de l'Aviation Civile - Niger

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M. Armel
NFC Bank

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Mme Jacques. D. MOUDIO
Responsable Juridique
ACAM Vie

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M. Carlos TIAKO
NFC Bank

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M.Stanley NEBA
Legal Officer
NFC Bank

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M. Guilair DAZE
Chef Comptable
Groupement Interpatronal du Cameroun

"Nous avons eu à suivre plusieurs formations du genre, mais celle-ci est une reférence..."

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M. Martial TCHEUMANI
Responsable Financier
ITG STORE

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M. Raphaël TAKOUGOUM
Chef Comptable
Machibel SARL

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M. Aristides M
Comptable
Hilton Hôtel

"Par rapport aux autres formations concurrentes, celle-ci est plus complète, plus actualisée...."

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M. André FODA
Conseil Fiscal
Machibel SARL

Machibel SARL

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Mme Justine TAWOFING
Responsable de l'Audit Interne
ENEM

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Mme Anne WAPONGWA
Chef Comptable
ENEM

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