« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique. ».
Les documents physiques et électroniques créés ou reçus dans l'exercice de nos fonctions s'empilent dans les bureaux ou des centres d'archives à telle enseigne qu'il est difficile de les retrouver. Très souvent dans le cadre de ses activités entré en possession d'une information imminente et importante à l'instant T devient hypothétique. Un contrôle fiscal inopiné pose de nombreux problèmes à certaines entreprises qui ne retrouvent pas de factures à justifier.
Ainsi, les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation inconfortable du point de vue de la gestion de l'information et plus spécifiquement de la gestion du flux d'information documentaire. Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier.
Le phénomène s'accentue par le recours aux outils bureautiques avec comme conséquence la production d'une masse plus importante de documents. La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des rapports de missions, des comptes rendus de réunions ou d'entretien, des échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires différents et sont difficiles à retrouver les archives ont une haute valeur (entre autres valeur, une valeur de preuve ou une valeur historique) pour l'entreprise et pour l'administration.
Néanmoins il est nécessaire de mettre sur pied une stratégie et la politique documentaire : records management à l'archivage électronique pour une meilleure gestion des archives
Cette formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation effective de l'Archivage Physique et/ou Numérique à leurs postes respectifs .
Elle permettra également aux participants de :
Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :
Echanges et cas pratiques :
APPROCHE ANDRAGOGIQUE:
MOYENS PÉDAGOGIQUES :
1) Avant la formation : évaluation initiale
Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).
2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel
Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.
3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction
Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.
Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.
Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.
4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori
Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnelDans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.
Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.
Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.
Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats
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"Cette formation est venue à point nommé et a répondu amplement à mes attentes...."
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« Désormais, je serai plus efficace dans la préparation, l'organisation et la tenue des assemblées, avec la communication qui va avec. J'espère que les prochaines formations que j'aurai à suivre dans votre cabinet auront le même niveau de technicité (Expertise, maitrise du sujet par les intervenants) »
Mme Roseline Franche V. [LinkedIn] - LEGAL, CLAIMS & UAC Manager,
