Dans un monde en constante évolution, marqué par la transformation numérique et l'accumulation exponentielle d'informations, la gestion efficace des archives et de la documentation s'impose comme un enjeu stratégique pour les organisations. Les documents, qu'ils soient physiques ou numériques, constituent une mémoire vivante, un levier de performance et un gage de conformité aux exigences légales et réglementaires.
Cependant, face à la complexité croissante des flux documentaires, aux risques liés à la perte d'informations, et à la nécessité de respecter des normes internationales comme l'ISO 15489, de nombreuses organisations peinent à mettre en place des systèmes d'archivage performants.
Dans ce contexte, comment les organisations peuvent-elles garantir une gestion efficiente et sécurisée de leurs archives et documents tout en relevant les défis suivants :
• L'accumulation désordonnée des informations, source de difficultés d'accès et de perte de productivité ?
• La transition vers des systèmes numériques et la maîtrise des outils de Gestion Électronique des Documents (GED) ?
• Le respect des obligations légales et réglementaires en matière d'archivage ?
• La mise en place de politiques et procédures harmonisées pour assurer la pérennité et la valorisation des données ?
La formation STRATEGIE DE GESTION DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION : DEVELOPPEMENT DE PROCEDURES ET POLITIQUES se propose de répondre à ces interrogations en outillant les participants avec les connaissances, méthodes et outils nécessaires pour concevoir et appliquer des stratégies de gestion documentaire adaptées à leurs besoins, contribuant ainsi à l'efficience organisationnelle et à la préservation du patrimoine informationnel.
Cette formation fournit des solutions pratiques et stratégiques adaptées à chaque contexte organisationnel.
OBJECTIFS DE LA FORMATION
OBJECTIFS GENERAUX
Cette formation va permettre aux participants de :
- • Comprendre les concepts fondamentaux de la gestion des archives et de la documentation.
- • Élaborer des politiques et procédures efficaces pour la gestion des documents et archives.
- • Maîtriser les meilleures pratiques pour organiser, classer, conserver et protéger les archives.
- • Intégrer les technologies numériques dans la gestion documentaire.
- • Assurer la conformité légale et réglementaire des processus d'archivage.
OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
De manière spécifique, il s'agira de renforcer les capacités des participants pour :
- • Développer une politique documentaire alignée sur les besoins de leur organisation.
- • Mettre en Å“uvre des procédures efficaces pour la gestion des archives.
- • Exploiter les technologies pour moderniser et sécuriser les systèmes d'archivage
A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?
Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :
- • Responsables des archives et de la documentation.
- • Gestionnaires d'informations.
- • Responsables administratifs.
- • Professionnels impliqués dans la gestion des données et des archives.
- Administrateurs,
- Chefs de Services
- Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
- •Personnel du service courrier,
- Gestionnaire des ressources humaines,
- Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
- Gestionnaires de la communication,
- Gestionnaires des relations extérieures,
- Commerciaux, Archivistes,
- Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
- Personnel des archives,
- Toute personne intéressée par la mise en place ou l'amélioration d'un système de gestion documentaire.
CONTENU DE LA FORMATION
SOUS-THEME 1 : ELABORATION D'UNE POLITIQUE D'ARCHIVAGE (RECORDS MANAGEMENT) – Maîtriser les concepts et les outils nécessaires à la mise en place d'une politique d'archivage
MODULE1 : INTRODUCTION A LA GESTION DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION
- • Concepts clés et typologie des documents.
- • Cycle de vie des documents.
- • Différence entre gestion documentaire et archivage.
- • Avantages et objectifs du Records Management
- • Périmètre
- • Contexte réglementaire et normatif
- Lois et normes applicables à la gestion documentaire (ISO 15489, ISO 30301, NF Z42-013, etc.).
- Exigences légales et bonnes pratiques.
- • enjeux de la profession
- • Rôle et positionnement de l'archiviste
- • Cycle de vie des archives
- • Introduction au Records Management
MODULE 2 : ÉLABORATION DE POLITIQUES ET PROCEDURES DOCUMENTAIRES ET MISE EN PLACE D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE
- • Audit archivistique : Analyse et identification des activités et besoins organisationnels. (enquête, évaluation des risques, etc.), analyse de l'existant qualitatif et quantitatif des documents et dossiers
- • Identification des documents et des exigences archivistiques (authenticité, fiabilité, intégrité, exploitabilité)
- • Rédaction et validation d'une politique documentaire.
- • Processus d'élaboration de procédures normalisées.
- • Conception et mise en Å“uvre du système
- • Évaluation et contrôle du système mis en Å“uvre (indicateurs, audit interne, etc.)
MODULE 3 : LES OUTILS ET TECHNIQUES DE GESTION DES ARCHIVES
- • La politique d'archivage
- • Le récolement/ l'inventaire
- • Méthodes de classification et de codification des documents.
- • Le plan de classement
- • Le tableau de gestion
- • Conservation et protection des archives (physiques et numériques).
- • Évaluation et destruction des documents obsolètes.
- • Le bordereau de versement / Le bordereau d'élimination
MODULE 4 : ÉTUDE DE CAS
- • Constitution de groupe de travail et analyse de cas concrets
- • Restitution et présentation / Correction par le formateur
SOUS-THEME 2 : GESTION DES ARCHIVES EN INTERNE : Connaître et savoir appliquer les différentes étapes de la gestion des archives
MODULE 1 : LE VERSEMENT
- • Les documents dans leur contexte de production
- • Les étapes du versement
- • Le bordereau de versement
MODULE 2 : LE TRI ET LE CLASSEMENT
- • Maîtriser les techniques de tri
- • Connaître les différentes méthodes de classement et d'archivage (avantages et limites)
- • Mettre en Å“uvre les principes fondamentaux d'un classement efficace
- • Indexer et décrire les documents
- • Classer les documents
MODULE 2: LES ELIMINATIONS
- • Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
- • Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc.)
- • Organiser la destruction des archives
- • Réglementation (durée d'utilité administrative, délai de prescription)
- • Gérer les opérations de destruction
MODULE 3 : LA COMMUNICATION
- • De la demande du document à sa restitution
- • La communicabilité, que peut-on communiquer à qui ?
MODULE 4 : LA CONSERVATION
- • Principes de la conservation préventive
- • Normes de sécurisation d'un local archives
- • Les plans d'urgence : que faire en cas de sinistre ?
TECHNOLOGIES ET SYSTEMES DE GESTION DOCUMENTAIRE (GED)
- • Principes et outils de gestion électronique des documents.
- • Intégration des technologies numériques dans l'archivage.
- • Gestion des risques liés à la sécurité des données.
SOUS-THEME 3 : MAITRISE DES INSTRUMENTS DE RECHERCHE
Découvrir, créer et utiliser les instruments de recherche des archives
MODULE 1 : PRESENTATION GENERALE
- • De l'utilité des instruments de recherche
- • Quels instruments de recherche pour quels types de classement/ indexation
- • Quels instruments de recherche pour quels usages ?
MODULE 2 : ANALYSE ET INDEXATION
- • Principes de rédaction des analyses archivistiques
- • Principes d'indexation des documents
MODULE 3 : LES NORMES DE DESCRIPTIONS ARCHIVISTIQUES
- • Norme ISAD(G)9
- • Norme ISAAR (CPF)
- • Norme ISDF
MODULE 4 : ÉTUDE DE CAS ET ATELIERS PRATIQUES
- • Constitution de groupe de travail et analyse de cas concrets
- • Analyse d'un système d'archivage existant.
- • Création d'une procédure type pour une organisation.
- • Exercice de simulation sur la gestion d'un flux documentaire.
- • Questions/ réponses
METHODE PEDAGOGIQUE ET MOYENS MOBILISES
APPROCHE ANDRAGOGIQUE:
- Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Nos consultants feront ainsi partager des exemples tirés de leur vécu professionnel et lors de missions de conseil.
- Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
- Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
- Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
- Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
- Etudes cas réalisés en groupe
- Questions/réponses
MOYENS PÉDAGOGIQUES :
- Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
- Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
- Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
- Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
- Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne.
- Plateforme LearnyWay pour la formation en Digital-Learning
- Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel
DISPOSITTIF D'EVALUATION
1) Avant la formation : évaluation initiale
Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).
2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel
Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.
3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction
Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.
Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.
Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.
4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori
Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel
DISPOSITTIF DE SUIVI POST-FORMATION
Dans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.
Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.
Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.
Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats
Ces Professionnels Nous Font Confiance,
et Ils en Parlent Mieux Que Nous
Mme Flore TORMALHaut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)
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M. Gédéon MOUNDOUNGARHaut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)
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Mme WIDADA Haut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)
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M.Christian GONATAHaut Comité de Pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre des résolutions et recommandations du Dialogue National Inclusif (TCHAD)
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M. Arsène BOUENGUELECommissariat National aux Comptes, Congo
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M. Serge M. KOMBOUInspecteur des Services (Auditeur & Contrôleur de gestion)
Zenithe Insurance
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M. Armand Martial D. T.Auditeur Interne
Afriland First Bank
"Cette formation est venue à point nommé et a répondu amplement à mes attentes...."
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M. Nicolas SONFACK.Directeur Administratif et Financier
NMI Education
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« Désormais, je serai plus efficace dans la préparation, l'organisation et la tenue des assemblées, avec la communication qui va avec. J'espère que les prochaines formations que j'aurai à suivre dans votre cabinet auront le même niveau de technicité (Expertise, maitrise du sujet par les intervenants) »
Mme Roseline Franche V. [LinkedIn] - LEGAL, CLAIMS & UAC Manager,
MSC – Mediterranean Shipping Company SA
