OBJECTIFS DE LA FORMATION

Cette session de formation permettra aux participants

• Identifier les notions juridiques essentielles à la réalisation des différentes missions d'assistant(e) juridique.
• Maitriser les différentes notions rattachées au domaine du secrétariat juridique au sein des sociétés de l'espace juridique de l'OHADA et à donner aux participant(e)s les outils pour être d'excellent(e)s secrétaires juridiques.
• Affiner leurs compétences liées à la gestion du secrétariat juridique par la maîtrise des obligations qui rythment la vie juridique des sociétés : préparation et tenue des réunions principales de la société, l'organisation et la maîtrise des formalités liées à la vie de la société.
• Comprendre les spécificités des différentes formes sociétaires, (SA, SNC, SARL).
• Comprendre les règles de fonctionnement des sociétés commerciales et les évènements majeurs de la vie d'une société pour mieux accomplir les formalités,
• Maitriser les compétences opérationnelles des organes sociaux et éviter les risques de nullité des actes sociaux
• Un accent particulier sera mis sur la gestion de la relation avec les commissaires aux comptes.
• Assurer le suivi des contentieux du droit des sociétés.
• Appréhender les impacts des dernières réformes en droit des sociétés.

COMPETENCES VISEES

A l'issue de la formation, les participant(e)s seront suffisament outillés pour :

• Participer à la constitution de la société en droit OHADA et accomplir les formalités adéquates, suivre sa formalisation et toutes les modifications statutaires et légales courantes de la vie d'une société ;
• Être plus efficace en réduisant les risques juridiques en amont.
• Pouvoir proposer des ébauches de statuts de sociétés commerciales OHADA conformes aux règlementations en vigueur ;
• Maîtriser et respecter les calendriers des réunions et assemblées de son portefeuille de sociétés commerciales.
• Savoir organiser efficacement la tenue et le suivi des réunions du conseil et assemblées,
• Réaliser la mise à jour quotidienne des informations concernant la vie sociale des entreprises.
• Maîtriser les formalités lors de la tenue des réunions d'Assemblées Générales, de conseil d'administration, d'assemblées spéciales ;
• De mieux gérer la relation avec les commissaires aux comptes ;
• Préparer des lettres, documents et actes juridiques simples ou notariés ;
• Rédiger en toute autonomie les actes, les rapports et les procès-verbaux d'assemblée générale (AG-AGO-AGE-AGS), des PV d'audiences ou de rencontres de conciliation, de médiation ou d'arbitrage à signer après validation ;
• Savoir procéder aux formalités de dépôt

PUBLIC CIBLE

La formation vise cependant spécifiquement les :

• Secrétaires/Assistant[e]s de direction et agents administratifs de sociétés commerciales et GIE, de compagnies d'assurance, de sociétés de gestion immobilière, d'administrations publiques et parapubliques et d'organisations non gouvernementales ;
• Secrétaires généraux
• Notaires, Avocats, Agents d'affaires,
• Juristes d'entreprise et conformité, clercs chargés des formalités.
• Assistants /collaborateurs d'avocats, de notaires ou d'huissiers de justice, de commissaires-priseurs ;
• Assistant(e)s juridiques nouvellement nommées.
• Collaborateurs de service juridique ou cabinets d'expertise comptable souhaitant intégrer les différentes missions du poste,
• Collaborateurs appelés à participer au secrétariat juridique d'une société ou d'un groupe
• Toute personne en charge du suivi juridique des sociétés commerciales.
• Toute personne souhaitant se perfectionner ou se spécialiser en droit des sociétés
• Les gestionnaires, les administrateurs, les associés et actionnaires, et autres parties prenantes intervenant dans la gestion d'une société ou entreprise commerciale quel que soit leur niveau ou tout autre personne intervenant dans le secteur des affaires devrait s'y intéresser au regard de son contenu pratique  !

CONTENU DE LA FORMATION

Le programme de cette formation est actualisé et ajusté en temps réel pour prendre en compte les dernières évolutions réglementaires et jurisprudentielles

MODULE 1 - CONNAITRE L'ENVIRONNEMENT JURIDIQUE DE L'ENTREPRISE

1. Le commerçant et l'entreprenant OHADA

• Statuts juridiques et formalités d'acquisition des statuts ;
• Aspects pratiques pour une secrétaire juridique ;

2. Distinction société civile - société commerciale

3. La société commerciale OHADA

• Notion de personne morale.
• Autonomie juridique.
• Distinguer les différentes structures sociétaires et leurs caractéristiques:   SA, SAS, SARL, SNC, SCS, GIE… ;
• Définir les critères de choix et les incidences pratiques

Construction d'outils : élaborer une fiche récapitulative des points clés de chaque société

MODULE 2 - PRATIQUE DE L'ASSISTANCE/SECRETARIAT JURIDIQUE LORS DE LA CREATION D'UNE SOCIETE

I. MAITRISER L'ACCOMPLISSEMENT DES FORMALITES DE CONSTITUTION D'UNE SOCIETE

• Effectuer les formalités de constitution et immatriculation : les étapes à maîtriser,
• Les documents requis pour chacune des démarches de constitution
• Préparation des statuts et recueil des signatures et pouvoirs
• Les mentions obligatoires dans les statuts à maîtriser
• Sort des actes pendant la formation de la société
• : documents à produire et modalités d'enregistrement
• Les formalités de publicité, d'enregistrement de fonctionnement et d'organisation propres à chaque type de société
• Les assemblées de la société et ses organes décisionnels ;

Atelier pratique  : réaliser le secrétariat des actes pour la constitution d'une SARL

II. LE REGISTRE DE COMMERCE DT DU CREDIT MOBILIER (RCCM) OHADA :

• Missions et organisation du RCCM ;
• Utilités pratiques du RCCM pour une Secrétaire juridique ;
• Informatisation du RCCM et avantages ;

Mise en situation :
1)Réaliser le secrétariat des actes pour la constitution d'une SARL :
2)Identifier et comprendre les démarches liées à l'obtention du RCCM
3)Distinguer, dans les statuts présentés, les clauses d'ordre public des clauses libres

III. NOMMER ET REVOQUER LES ORGANES DE DIRECTION : QUEL ROLE POUR LE SECRETAIRE ?

• •  Recueillir les candidatures et les documents d'état civil
• •  Vérifier que sont respectées les conditions d'accès aux fonctions de mandataires sociaux
• •  Quel est l'organe compétent dans chaque structure ?
• •  Règle de quorum et majorité,
• •  Publicité

IV. DISTINGUER ASSEMBLEES ET DIRIGEANTS : QUELLE REPARTITION DES POUVOIRS ?

• •  Répartition des pouvoirs entre les organes de direction et les assemblées dans les SA de type classique
• •  Partage des compétences des assemblées générales ordinaires (AGO), extraordinaires (AGE) et mixtes

 Cas pratique : règles de cumul des mandats

MODULE 3 - BIEN ORGANISER ET GERER LA TENUE DES REUNIONS DES ORGANES DE DIRECTION:
Maitriser les principes encadrant les réunions du conseil d'administration : de la convocation à la rédaction du procès-verbal.

• -Convocation du conseil d'administration : quelle précaution prendre pour s'assurer de la régularité de la convocation du conseil ?
• -Représentation en cas d'empêchement d'un membre du conseil : comment réceptionner et valider les pouvoirs de représentation?
• -Règles de quorum et de majorité :
• -Organisation et participation au conseil par des moyens de visioconférence ou de télécommunication;
• -Tenue du registre des procès-verbaux et mentions obligatoires du PV : comment procéder ?
• Les règles de quorum et de majorité. Comment valider le quorum et contrôler le respect des règles de majorité ?
• La conservation des PV.

Cas pratiques / Mise en situation :
1) établir le calendrier des réunions du conseil
2) calculer le quorum et la majorité pour assurer la validité des réunions des conseils
3)Rédiger le PV de la réunion de conseil d'administration

MODULE 4 - PREPARER ET GERER LA TENUE DES ASSEMBLEES GENERALES.

I. APPREHENDER LES REGLES APPLICABLES AUX ASSEMBLEES

• AGO, AGE et AGS : les règles communes d'admission;
• Les règles de compétence AGO/AGE.
• Organiser et s'assurer du respect du droit de communication des associés / actionnaires;
• Règles de convocation aux assemblées : auteurs de la convocation – objet de la convocation (AGO/AGE/AGM/AGS) – ordre du jour – délais – modalités matérielles
• Calendrier précédant la tenue des assemblées : les différentes étapes;
• Le formalisme précédant la tenue de l'AGO annuelle…
• Rédiger le rapport de gestion et le rapport sur le gouvernement d'entreprise : contrôle des mentions, quelles sanctions encourues ?

Application pratique  : rédiger une convocation pour une AG de SARL

II. MAITRISER LES FONDAMENTAUX DE LA TENUE DES ASSEMBLEES

1. Opérations préliminaires aux débats

• Feuille de présence : préparer la feuille de présence et vérifier le quorum;
• Bureau : composition et mission;
• Différents modes de tenue d'une assemblée générale 

2. Débats et vote des résolutions :

• Les règles du quorum et règles de majorité
• Les exigences de l‛'AUSCGIE révisé et l'exercice du droit de vote notamment par les moyens de télétransmission;
• Caractéristiques du droit de vote et conventions de vote
• Abus du droit de vote : quelles sanctions encourues en cas d‛'abus de majorité, d‛'égalité et de minorité ?
• Gérer les incidents de séance et encadrer les votes : comptabiliser les voix, recueillir les bulletins et contrôler le respect des règles de majorité;
• Déroulement du vote des associés/actionnaires.
• Régime de vote des associés / actionnaires absents : mandats, procuration, vote à distance;

3. Rédaction et conservation des procès-verbaux.

• Mentions obligatoires des procès-verbaux des AG et assurer la tenue du registre des procès-verbaux;
• Formalisme à respecter dans le compte rendu,
• Le vade-mecum des formalités de dépôt et de publicité au greffe.

Exercice d‛application : Rédaction du procès-verbal de l‛'AGO d‛'une SA et d‛une SARL
Exercice d'application : formalités de dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce

4. Les questions communes aux sociétés commerciales

• Le pacte d‛actionnaires : contenu ; utilité ; clauses particulières ; efficacité des pactes
• Les conventions réglementées (typologie des conventions, l‛impact du groupe de sociétés sur la validité des conventions intragroupe) ;

MODULE 5 - SECRETARIAT JURIDIQUE PENDANT LA VIE D'UNE ENTREPRISE : SAVOIR REDIGER LES ACTES SELON LES EVENEMENTS DE LA VIE SOCIALE

1. Distinguer assemblées et dirigeants : quelle répartition des pouvoirs ?

• Répartition des pouvoirs entre les organes de direction et les assemblées dans les SA de type classique
• Partage des compétences des assemblées générales ordinaires (AGO), extraordinaires (AGE) et mixtes

2. Maîtriser les pouvoirs spécifiques des organes de direction , d‛'administration et de contrôle;

• La nouvelle répartition des pouvoirs dans les SA avec conseil d'administration;
• Maîtriser le partage de compétences entre les assemblées générales ordinaires et extraordinaires;

3. Nomination et révocation des dirigeants sociaux :

• Recueillir les candidatures et les documents d'état civil
• Quel organe compétent dans chaque forme de société pour la nomination et la révocation des dirigeants ?
• Les conditions de majorité requises.
• Identification des clauses statutaires sur les modalités de nomination/révocation, le formalisme à respecter, les précautions à prendre et quel rôle pour le secrétaire ?
• -Appliquer les règles de calcul de quorum et de majorité à un cas concret;

4. Transformation de SARL en SAS

5. Les actes de la gestion courante à maîtriser

• Mettre en place la procédure de contrôle des conventions réglementées, convoquer l'organe compétent et compléter l'ordre du jour
• -Quand et comment mettre à jour les statuts ?
• Assurer le formalisme lié à la modification des statuts, au changement du siège social et de la dénomination sociale, au changement de forme juridique de la société et du mode d‛administration
• Les échéanciers usuels : rapports et déclarations périodiques ;
• Gérer la cession des parts sociales/actions (de la rédaction de l'acte de cession aux clauses d'agrément,)
• Accomplir les formalités liées à l'augmentation de capital - Perte des capitaux propres : constater/convoquer l'assemblée et fixer l'ordre du jour

Cas pratique : réaliser les formalités liées à une augmentation de capital en numéraire

MODULE 6 - GERER LES RELATIONS AVEC LE COMMISAIRE AUX COMPTES

• Mode de nomination et de récusation
• Identifier son rôle, ses droits et obligations : droit d'investigation, obligation d'information et d'alerte

Exercice pratique : la rédaction de la convocation, les projets de résolution, les rapports du commissaire aux comptes, la mise en place d'une feuille de présence...

MODULE 7 - ASSISTANCE/SECRETARIAT JURIDIQUE PENDANT LA LIQUIDATION ET LA DISSOLUTION DES SOCIETES:
les étapes-clés à ne pas manquer

• Optimiser la réalisation des opérations de liquidation et de partage.
• Organiser sereinement la fin de la société.
• Règles communes à toutes les sociétés
• Les règles de dissolution spécifiques à chaque type de société commerciale
• Les effets de la dissolution à prévoir
• Le rôle, les fonctions et les responsabilités du liquidateur et votre relation avec lui
• La mise en œuvre des opérations de liquidation et de partage
• Cas de mise en jeu de la responsabilité civile et pénale du liquidateur

MODULE 8 - SANCTIONS LIEES AUX IRREGULARITES DE SECRETARIAT JURIDIQUE ET CONTENTIEUX

• Comprendre l'organisation judiciaire et la procédure
• Distinguer la responsabilité civile et pénale
• Le précontentieux : détecter les manquements, prévoir le règlement amiable, délais
• Les sanctions liées aux irrégularités de secrétariat juridique : sanctions civiles, sanctions pénales -
• Les contentieux liés aux acteurs du droit des sociétés : mandat et délégation, responsabilité des dirigeants envers la société, les associés, les tiers
• Responsabilité fiscale des dirigeants
• Sort des dirigeants en cas d'ouverture d'une procédure collective

Atelier pratique  : repérer les irrégularités de secrétariat juridique

METHODE PEDAGOGIQUE ET MOYENS MOBILISES

APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

• Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Notre consultant fera ainsi partager des exemples tirés de son vécu professionnel et lors de missions de conseil.
• Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
• Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
• Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
• Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
• Questions/réponses

MOYENS PÉDAGOGIQUES :

• Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
• Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
• Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
• Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
• Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne. (Un lien sécurisé sera envoyé aux personnes inscrites avant la formation) - Les personnes qui optent pour le téléprésentiel doivent s'assurer d'avoir accès à une connexion internet fiable, à une caméra, à un micro ainsi qu'à un haut-parleur - L'utilisation d'un écran d'ordinateur ou de portable est préférable à celui d'une tablette pour permettre le bon visionnement des documents qui seront partagés en ligne ;
• Plateforme Moodle pour la formation en Digital-Learning
• Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

DISPOSITTIF D'EVALUATION

1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).

2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.

3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.

4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori